Het maximum onbelast uurtarief
De Belastingdienst heeft in het kader van de uitvoeringscoördinatie het standpunt ingenomen dat men voor alle vrijwilligers op voorhand ervan uitgaat dat bij een vergoeding van ten hoogste Euro 4,50 per uur geen sprake is van een marktconforme beloning. Dit komt overeen met ongeveer 80% van het (netto) wettelijk minimum uurloon. Voor vrijwilligers onder de 23 jaar geldt een bedrag van Euro 2,50 per uur.
Deze afgrenzing is geregeld om enerzijds te voorkomen dat de vrijwilligersregeling wordt misbruikt in situaties waarin zij eigenlijk een marktconforme beloning geven voor regulier werk. Anderzijds wordt hiermee valse concurrentie tussen de vrijwilligerswereld en het bedrijfsleven voorkomen.

De Belastingdienst verlangt geen urenadministratie
De vrijwilligersregeling wordt door verschillende groepen van personen gebruikt. Enerzijds personen die een vergoeding per gewerkt uur ontvangen en anderzijds personen die een vergoeding ontvangen zonder dat men daarbij een (nauwkeurige) relatie legt met de gewerkte tijd. Daarnaast zijn er uiteraard vrijwilligers die geen enkele vergoeding krijgen of die alleen een vergoeding krijgen voor gedeclareerde onkosten. De beloning voor dit vrijwilligerswerk bestaat niet uit geld, maar uit voldoening, waardering en het opdoen van ervaring. Belangrijk om te weten is dat de Belastingdienst geen urenadministratie verlangt van de vrijwilligersorganisatie ter onderbouwing van de kwalificatie als vrijwilligersvergoeding.

De vrijwilliger ontvangt een vergoeding per gewerkt uur
Het kan zijn dat uw vereniging vrijwilligers per uur betaalt. Bij twijfel over de aard van de beloning is het uurtarief een logisch aanknopingspunt als uw vereniging er zèlf voor heeft gekozen een vergoeding te betalen op basis van het aantal gewerkte uren. De hoogte van het uurtarief is dan immers al bij de vereniging bekend en de berekening daarvan vormt geen aanvullende administratieve last.
In die gevallen zal de Belastingdienst een uurvergoeding van ten hoogste Euro 4,50 (Euro 2,50) als een niet-marktconforme vergoeding beschouwen. Bij twijfel over de toepassing van de vrijwilligersregeling kan de vereniging contact opnemen met de Belastingdienst.

Een tweetal praktische voorbeelden:

Voorbeeld 1
Vereniging X betaalt aan drie vrijwilligers een vergoeding van Euro 4 per uur. Vrijwilliger A is per maand 20 uur actief voor de organisatie. Vrijwilligers B en C zijn allebei 35 uur per maand actief. Vrijwilliger C declareert per maand ook nog Euro 47,50 reiskosten. Alle vrijwilligers zijn 23 jaar of ouder.
Is de vrijwilligersregeling van toepassing en hoe moet de vereniging bewijs leveren?

 

Uitwerking
Voor alle vrijwilligers geldt dat het uit fiscaal oogpunt niet nodig is een urenadministratie op te maken. In de geschetste situatie heeft de vereniging zelf al bepaald welke uurvergoeding zij aan haar vrijwilligers betaalt en dat uurtarief is niet hoger dan Euro 4,50. Men valt dus alle drie onder de (fiscale) definitie van vrijwilliger. Aan de hand van de uitbetaalde bedragen dient men vervolgens te beoordelen of de vrijwilligersvrijstelling van toepassing is.

• Vrijwilliger A blijft onder de Euro 150 per maand en ook onder de Euro 1500 per jaar, dus de vergoeding is onbelast.
  
• Vrijwilliger B ontvangt Euro140 per maand en blijft daarmee onder het maandbedrag van Euro 150. Als men ervoor zorgt dat ook het jaarbedrag niet wordt overschreden dan is de vergoeding onbelast.
  
• Vrijwilliger C ontvangt Euro 187,50 en overschrijdt daarmee het maandmaximum. Dat maximum geldt immers voor het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, inclusief eventuele afzonderlijke kostenvergoedingen. De vrijwilligersvrijstelling is op hem niet van toepassing.

N.B!
Als bij deze vrijwilligers sprake is van bijstandsgerechtigden dan is het voor de vrijlatingsgrens van de Wet werk en bijstand (WWB) van belang of men in een re-integratietraject zit. De genoemde bedragen van Euro 150 en Euro 1500 gelden bij een kostenvergoeding in het kader van een voorziening gericht op arbeidsinschakeling. In andere gevallen geldt een maandmaximum van Euro 95 en een jaarmaximum van Euro 764.

Voorbeeld 2
Als voorbeeld 1, met dit verschil dat de vergoeding nu Euro 7 per uur bedraagt.

Uitwerking
Ook hier geldt dat het uit fiscaal oogpunt niet nodig is een urenadministratie op te maken, maar de vereniging heeft zelf al bepaald dat zij een uurvergoeding betaalt en dat uurtarief is hoger dan Euro 4,50.
Men voldoet niet aan de (fiscale) definitie van vrijwilliger, zodat de vrijwilligersregeling niet van toepassing is. Dat geldt ook voor persoon A, ondanks het feit dat de maandvergoeding bij A onder de Euro 150 blijft (en bij een vergoeding over maximaal 10 maanden ook onder de Euro 1500 per jaar).

Vrijwilligersregeling
Graag brengen wij u hierbij de vrijwilligersregeling opnieuw onder de aandacht. Waarschuwing: onderstaande is een momentopname. Het fiscale recht is voortdurend in beweging. Indien u een regeling met een vrijwilliger overeenkomt is het aan te bevelen om na te gaan of onderstaande regeling nog steeds van kracht is. Nadere informatie kan worden opgevraagd bij de afdeling ondersteuning clubbesturen van het district. In dit artikel worden praktische voorbeelden weergegeven om de materie helder toe te lichten (Bron: Brief van de staatssecretaris van financiën aan de Tweede Kamer).

Vrijwilligersvergoedingen zijn onder bepaalde voorwaarden belastingvrij
Al vanaf 1985 zijn vrijwilligersvergoedingen vrijgesteld voor de belasting- en premieheffing. De vrijwilligersregeling is in het leven geroepen om tegemoet te komen aan het verlangen van de vrijwilligerswereld naar een duidelijke regeling voor het verstrekken van geringe kostenvergoedingen aan vrijwilligers. Aan de vrijstelling zijn wel enkele voorwaarden verbonden. Deze voorwaarden hebben betrekking op:

1. de maximale hoogte van de vergoeding per maand en per jaar;
2. de organisatie waarvoor men de werkzaamheden verricht;
3. de aard van de werkzaamheden.

Ad 1.
De eerste voorwaarde houdt in dat de vergoeding niet hoger mag zijn dan Euro 150 per maand en ook niet hoger dan Euro 1500 per jaar. Geen van deze bedragen mag worden overschreden. Bij de genoemde bedragen gaat het om het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, inclusief eventuele afzonderlijke kostenvergoedingen.

Ad 2.
De tweede voorwaarde houdt in dat de vrijwilliger de werkzaamheden verricht voor een organisatie of instelling die niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting of dat men werkzaamheden verricht voor een sportorganisatie.

Ad 3.
De derde voorwaarde bepaalt dat het moet gaan om werkzaamheden die men niet beroepsmatig verricht en waarvoor men dus geen marktconforme vergoeding ontvangt.

De vrijwilliger krijgt geen marktconforme vergoeding
Een belangrijk kenmerk van vrijwilligerswerk is dat een eventueel ontvangen vergoeding niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van de verrichte werkzaamheden en het karakter heeft van een kostenvergoeding. Deze voorwaarde zorgt ervoor dat de vrijwilligersvrijstelling niet geldt voor gewone betaalde arbeid (kleine baantjes). Gelet op het karakter van de vrijwilligersregeling zou het uitgangspunt eigenlijk moeten zijn dat een vrijwilliger alleen een vergoeding kan krijgen tot het bedrag dat hij naar globale schatting aan kosten heeft gemaakt. In de praktijk blijkt dat men ook vergoedingen betaalt om daarmee de verrichte arbeid te honoreren. Deze handelwijze blijkt het duidelijkst als de organisatie een uurvergoeding betaalt. Fiscaal is dat geen probleem, zolang maar geen sprake is van een vergoeding voor beroepsmatige arbeid. De afgrenzing tegenover beroepsmatige arbeid is geregeld door het met maximum onbelast uurtarief.

De vrijwilliger ontvangt géén vergoeding per gewerkt uur
In de praktijk is dit de meest voorkomende situatie. Als de organisatie al een vergoeding betaalt dan doet men dat voor de inzet van de vrijwilliger als zodanig en niet voor het (precieze) aantal gewerkte uren. Met deze vergoedingen beoogt de organisatie de kosten van de vrijwilliger te vergoeden, met mogelijk een kleine vergoeding voor de algemene inzet van de vrijwilliger.
In deze situaties is de vrijwilliger veelal gedurende langere tijd in touw voor de organisatie. Ook in deze gevallen zal de Belastingdienst geen urenadministratie vragen ter onderbouwing van de kwalificatie als vrijwilligerswerk. Uiteraard moet dit niet leiden tot onredelijke resultaten bij de kwalificatie van vergoedingen die een vrijwilligersorganisatie heeft betaald.
Over bedragen tot Euro 150 per maand zal de Belastingdienst ook geen administratie van gemaakte kosten opvragen (declaraties, bonnetjes e.d.) Voor hogere kostenvergoedingen kan men wel vragen om een verantwoording van de gemaakte kosten.
Ondanks het feit dat bij hogere vergoedingen de vrijwilligersregeling niet van toepassing is, zijn hogere vergoedingen voor werkelijk gemaakte kosten uiteraard niet belast.

Een drietal praktische voorbeelden:

Voorbeeld 1
Vereniging Y betaalt aan haar vrijwilligers alleen vergoedingen op basis van de werkelijk gemaakte kosten. Is de vrijwilligersregeling van toepassing en hoe moet de vereniging bewijs leveren?

 

Uitwerking
Als een vrijwilliger alleen een vergoeding ontvangt van de gemaakte onkosten, dan is deze vergoeding niet belast voor de loon- of inkomstenbelasting. Deze onkosten hoeven niet aantoonbaar te worden gemaakt indien de vereniging een vergoeding verstrekt die niet hoger is dan Euro 150 per maand en tevens niet hoger dan Euro 1500 per jaar.
Zijn de werkelijk gemaakte onkosten hoger dan deze bedragen dan mogen toch alle onkosten worden vergoed. Het gehele bedrag moet dan via bonnen of ander bewijsmateriaal aantoonbaar gemaakt kunnen worden.

 

Voorbeeld 2
Vereniging X betaalt aan haar bestuursleden een vergoeding van Euro 125 per maand.
Is de vrijwilligersregeling van toepassing en hoe moet de vereniging bewijs leveren?

 

Uitwerking
Uit fiscaal oogpunt zijn in deze situatie geen administratieve voorwaarden van toepassing. Als de vereniging minder dan Euro 150 per maand en minder dan Euro 1500 per jaar betaalt dan is de vrijwilligersregeling zonder meer van toepassing op de uitbetaalde bedragen.

 

Voorbeeld 3
Een lid van een vereniging is advocaat en hij dient namens de vereniging bij de rechtbank een pro forma bezwaarschrift in tegen een bouwvergunning voor een loods naast het sportcomplex. De vereniging betaalt hem daarvoor eenmalig een bedrag van Euro 150. Er zijn (behoudens portokosten) geen kosten verbonden aan de indiening van het bezwaarschrift. Is de vrijwilligersregeling van toepassing?

 

Uitwerking
De werkzaamheden van dit verenigingslid zijn van zeer beperkte duur. De daarvoor betaalde vergoeding kan in redelijkheid niet onder de vrijwilligersvrijstelling vallen, ook niet in de situatie dat de vergoeding per uur (ver) onder het commerciële tarief van de advocaat valt.

Mocht u in de praktijk merken dat de Belastingdienst niet handelt in overeenstemming met het voorgaande dan kunt u dat doorgeven op Meldpunt www.lastvandeoverheid.nl.